こんにちは。りゅうです。
前回は仕事の進め方第１弾として
パレートの法則や四象限マトリックス
についてお話をしてきました。
今回はその続き。
つまり四象限マトリックスで
重要性が低いと判断された業務を
どのように改善していけば良いか
についてお話をしていきます。
今回紹介するテクニックは
どの分野でも使える
業務改善の基本です。
このテクニックを
使いこなせるようになれば
今後の長いキャリアにわたって
自分自身を助けることが出来ます。
ですから是非とも最後まで読んで
業務改善のテクニックを
身につけてくださいね。
ECRS（イクルス）って何だ？
今回紹介する業務改善のテクニックは
ECRS（イクルス）というものです。
聞いたことありますか？
ECRSとは、、
E：Eliminate（排除）
C：Combine（結合）
R：Rearrange（入替）
S：Simplify（簡素化）
の４つの単語の頭文字で
構成されており
業務改善を検討する際は
この順番に検討をすることで
最大の改善効果が得られる
というものです。
例えばあなたの会社では
伝票の確認に多大な時間を割いており
この業務を改善することに
なったとしましょう。
この場合、ECRSを使って
どのように改善を検討すれば良いか。
次のセクションから
説明していきたいと思います。
Eliminate（排除する）
まず最初に検討するのは排除する。
つまり、、
「伝票確認をなくせないか？」です。
伝票確認自体をなくしてしまえば
削減効果は100％になるので
まずはこれを検討すべき
というわけですね。
検討した結果、、
「伝票を確認しなくても
正しい財務諸表がつくれそうだな」
と判断したのであれば
伝票確認という業務を
廃止してしまいましょう。
一方、、
「廃止したら正しい財務諸表を
作成できないな」
と判断したのであれば
次のステップ「C」の検討に移ります。
Combine（結合する）
次に検討をするのは結合。
つまり「伝票確認を他の業務と
結合出来ないか？」を検討します。
例えば、、
✔伝票確認と残高確認を
同時にできないか？
✔伝票確認と帳票作成を
同時にできないか？
などを考えてみましょう。
検討の結果、他の業務と同時に
伝票の確認が出来そうであれば
2つの業務が１つに
なるわけですから
経理業務全体の工数は
大きく削減されますよね。
一方、、
検討の結果、他の業務と
結合することは難しいと判断した場合は
次のステップ「R」に進みます。
Rearrange（入替できないか）
「検討したけど他の業務との
結合は難しいな」
ということであれば
次は工程の入替を検討しましょう。
これはつまり「伝票確認を
別のタイミングで行えないか？」
ということです。
例えば伝票を起票する前の
元資料の段階でチェックすることは
出来ないでしょうか？
もしこの段階で伝票の整合性を
確認することが出来れば
間違いを見つけたときの
戻りの時間を短縮出来ます。
しかも伝票が届くのを
待っている時間も
なくなるかもしれません。
このようにECRSの
「R」の段階では
工程を入れ替えることで
業務量や待ち時間を減らせないか
を検討してみましょう。
Simplify（簡素化する）
伝票確認を廃止する
ことはできないし
他の業務と結合する
こともできないし
工程を入れ替える
ことも出来なそうだ。。
となったら最後に検討するのは
「簡素化出来ないか？」です。
これはつまり
✔伝票１枚1枚ではなくて
データで一括チェック出来ないか？
✔金額基準を設けて〇〇円以下の
伝票をチェックすることは可能か？
などを検討する
ということです。
業務改善に慣れていない人は
いきなり簡素化から検討する人も多いですが
実は簡素化の検討は最後
だったんですね。
本来廃止できる業務を
簡素化の検討から始めてしまったら
最大の効果は得られませんし、、
そして何より簡素化というのは
部分最適でしかありません。
ECRSの順を踏めば
結合（C）や入替（R）を先に
検討することになるので
結果として全体最適の
着地点を見つけることが出来るのです。
このような理由もありますので
業務改善の検討をする際は
簡素化の検討は
最後にするようにしましょう。
まとめ
いかがでしたか？
今回は業務改善の際に検討する
順番を示したECRS（イクルス）を
紹介しました。
簡単にまとめると
✔業務改善は効果の高い
順から検討する（E：排除する）
✔排除出来ない場合は結合や入替が
出来ないかを検討する（C：結合、R：入替）
✔排除も結合も入替も実行できない
場合のみ簡素化を検討する（S:簡素化）
ということでしたね。
改善の方法を知らないと
どうしても目先の課題を
解決しようとするため
十分な改善効果が得られない
ことが多いです。
そうならないためにも
ECRSをしっかりと理解し
ひとつのスキルとして
しっかりと習得しておきましょう。
それでは今回はこの辺で。
また次回お会いしましょう。
りゅう
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