こんにちは。りゅうです。
前回の第６話では
若手経理社員が何を学ぶべきか
についてお話をしてきましたね。
簡単に要約すると
まずは簿記２級までを勉強して
その次は法人税や消費税などの
税務を学ぶと良いということでした。
今回は次のステップに
進んでいきたいと思います。
テーマは、、ずばり！
「仕事の進め方」
✔毎日残業するのが
当たり前になっている人
✔「忙しい」が口癖になっている人
って結構いますよね？
でもそういう人って
本当は忙しいのではなくて
”仕事の進め方”を知らないだけ
ということが非常に多いです。
業務量が増えた分を
労働時間を増やすことで
解決しようとしているんですね。
ですがこのやり方では
残業は減りません。
仕事の進め方を理解するには
まずは発想の転換が必要です。
今回はその”考え方”について
紹介していきますので
是非とも最後まで読んで
あなたの業務を見直すきっかけに
して頂ければと思います。
それでは早速
始めていきましょう。
仕事を”やならい”ことが最大の仕事
「仕事をやらないことが最大の仕事」
ちょっとびっくりする見出しを
つけてしまいましたね（笑）
でもこれが本当に大事なので
まずはこの大切さから
説明していきたいと思います。
突然ですが皆さんは
パレートの法則って聞いたこと
ありますか？
これは別名２：８の法則
とも言われていて
2割の要因が8割の結果を生み出す
という法則のことです。
例えば、、
✔２割の商品が
売上の8割を占める
✔２割のお客さんが
利益の８割をもたらす
✔2割のウェブページに
アクセスの8割が集中する
などですね。
このような法則があるので
企業は８割の売上を生み出す
2割の商品を集中的に開発したり
販売促進をしたりします。
100種類商品があるからといって
すべてに均等な投資を行う訳では
ないんですね。
そしてこの法則は
仕事にも適用できます。
つまり、、
すべての仕事に全力で
取り掛かるのではなくて
8割の結果に繋がる2割の業務に
時間を割くことで
効果的な成果を得られる
ということです。
ではどのような業務が
成果に繋がる2割の業務なのか？
それを見極める方法を
次のセクションで説明します。
業務を分ける4象限マトリックス
今回紹介する手法は
4象限マトリックスというものです。
聞いたことありますか？
四象限マトリックスは
重要性という縦軸と
緊急性という横軸で構成されており
自分が持っている業務を
マトリックス上に
プロットしていくというものです。
そしてそれぞれの業務の
重要性と緊急性を判定し
どの業務に時間を割けば良いかを
判断していきます。
それではそれぞれの区分について
説明をしていきますね。
（A区分）緊急性 高 × 重要性 高
まずは緊急性も重要性も
高いと判定された業務。
これは文句なく今すぐに
取り掛からなくてはいけない業務です。
例えば、、
✔災害対応
✔不良品対応
などがこれにあたります。
これらを対処しないと
営業を継続出来なかったり
悪い口コミが一気に広がって
企業の存続に関わってしまいますからね。
ですからこの区分に業務がある場合は
即座に対応してあげましょう。
（B区分）緊急性 高 × 重要性 低
次のパターンは緊急性は高いものの
重要ではない業務についてです。
✔メールの返信
✔社内資料の作成
✔伝票の確認
などがこれにあたると思います。
「ちょっと待って！
社内資料の作成は重要でしょ！」
「伝票の確認だって
重要に決まってるじゃない！」
そう思う方もいると思います。
もちろんこれらも
重要といえば重要ですが
会社本来の目的を考えれば
社内資料の作成も伝票の確認も
主の業務ではないですよね？
ですから会社本来の目的に
照らし合わせると
これらの業務に多大な
リソースをつぎ込むことは
決して褒められた
行為ではありません。
8割の成果を生み出す2割の
業務に力を注ぐためにも
この区分の業務は
大胆にメスを入れて
業務の効率化を
図っていきましょう。
（メスの入れ方については
次回説明したいと思います）
（C区分）緊急性 低 × 重要性 高
次の区分は重要性は高いものの
緊急性は低い業務です。
✔業務の見える化
✔後輩の育成
✔ツールの整備
などがこれにあたります。
これらは緊急性はないので
「いつかやりたいなぁ…」
なんて言いながらいつまでも
放置されがちな業務でもあります。
すぐにやらなくても害はないので
後回しにしてしまうんですね。
ですが、、
じつはこの区分の仕事こそ
時間を費やすべき業務なのです。
これらの仕事は言ってみれば
将来への投資です。
✔業務が可視化されれば
✔後輩が一人前に成長すれば
✔業務ツールが整備されれば
組織全体が底上げされて
業務効率アップという形で
リターンが返ってきます。
一方、、
緊急性の高い仕事をひたすら
こなすのは投資でなく消費です。
ここに時間をかけてる限り
永遠に時間に追われながら
仕事をすることになります。
人は緊急性の高いものを重要だと
勘違いする傾向にありますが
決してそんなことはありません。
緊急性という言葉に
惑わされることなく
重要性の高い業務に時間を
投資できる人材になりましょう。
（D区分） 緊急性 低 × 重要性 低
最後の区分は緊急性も
重要性も低い業務です。
これはいわゆる
時間の持て余しですね。
✔資料が来るのを待っている時間
などがこれにあたると思います。
言うまでもありませんが
この区分の業務は
成果に繋がるような業務ではないので
すぐに改善を検討しましょう。
（改善の方法は次回お話します）
まとめ
いかがでしたか？
今回は「仕事の進め方」
というテーマで
パレートの法則や
四象限マトリックスを紹介しました。
簡単にまとめると、、
✔仕事の成果の８割は
２割の要因からもたらされる
✔四象限マトリックスを使って
集中すべき業務を抽出する
✔業務の緊急度に惑わされず
重要度の高い業務に注力する
ということでしたね。
特に若い頃は先輩から
仕事を指示されることが多いので
自分で業務を取捨選択できる
権限はあまりないかもしれません。
ですが考えれば必ず
出来ることはあるはずです。
大事なのは自分で
考える癖をつけること。
言われた仕事をただこなすだけの
作業マシーンになってはいけません。
今すぐに大きな改革は無理でも
自分にできる範囲でしっかりと考えて
業務を変化させていきましょう。
長くなったので
今回はここまで。
また次回お会いしましょう。
りゅう
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