こんにちは。りゅうです。
前回、前々回と
業務改善の手法として
四象限マトリックスや
ECRS（イクルス）などを
紹介してきました。
今回は仕事の進め方の
最終回ということで
日々の業務に使える細かい
テクニックを紹介したいと思います。
このテクニックは意識さえすれば
誰にでも使えるテクニックです。
これを使えば
残業時間は半減し
浮いた時間を次の学習に
費やすことも出来ます。
そうすればあなたの生活は
最高のスパイラルに突入し
気づいたら昇進・昇格している
なんてこともあるかもしれません。
一見嘘っぽい話ではありますが
本当に予想以上の効果を生みますので
是非とも最後まで読んで
このテクニックを身につけてくださいね。
仕事の肝は”細分化”と”先取り”
今回私が紹介するのは
細分化と先取りです。
細分化とはひとつの業務を
複数のタスクに分けること。
そして先取りとは
細分化したタスクを時系列に並べ
出来るタスクから処理していくことです。
これをやるだけで業務効率が
劇的にアップするのです。
文章で読むだけでは
分かりずらいと思うので
例を使って説明しますね。
例えばあなたは年度決算で
比較損益計算書を作成する
担当者だったとしましょう。
比較損益計算書というのは、、
当期の損益と前期の損益
そしてその比較増減が
まとめられているものです。
ふつうに考えるとこれを作成するのは
決算数値が固まったあとになります。
比較損益計算書には
当期の損益情報が必要なので
当然と言えば当然ですよね？
しかし、、
もしこの業務を複数のタスクに
分けたらどうなるでしょうか？
①比較損益計算書の
フォーマット整備
②前期実績の数値入力
③当期実績の数値入力
こんな感じになると思います。
ひとつずつ見ていきますね。
①のフォーマット整備は
いつ作業が出来るでしょうか？
決算数値が確定する
前にできます。
②の前期実績の入力は
どうでしょうか？
これも決算数値が
確定する前にできます。
③の当期実績の入力は
どうでしょうか？
これは決算数値確定後
でないと出来ませんね。
そうです。
ひとつの業務を細分化していくと
比較損益計算書は
決算が始まる前に３分の２を
終えることが出来る
ということが分かるのです。
もし比較損益計算書の
作成という業務を
ひとつの固まりとして
捉えていたら
決算数値が確定したあとに
①から③のすべての業務を
こなす羽目になっていたでしょう。
そうすれば当然多くの業務が
短期間に集中することになり
結果として膨大な
時間外が発生してしたはずです。
業務の細分化はこのように
業務が一時期に集中することを防ぎ
先取りできるタスクから
少しずつ進めていくことを
可能にするのです。
今回は簡単な例を使って
説明をしましたが
私が”法人税の計算”を
していた時は
”法人税計算”という
ひとつの業務を
100以上のタスクに分けて
管理していました。
そうすれば100あるタスクのうち
80～90くらいは
税引前利益が確定する前に
終わらせることが出来るのです。
何も準備をせずに
税引前利益が固まるのを
ボケっと待っていたら
法人税の計算をするために
終電まで残業をしたり
休日出勤をする羽目に
なるかもしれません。
ですが、、
タスクを細分化し隙間時間を
使ってタスクをとことん先取りする。
これを徹底することで
業務の効率が圧倒的にあがり
結果として残業時間を
激減させることが出来ちゃうんです。
最初は難しいかもしれませんが、、
やろうとしなければ永遠に
出来るようにならないので
まずはやってみる
ことが大切です。
１つの業務を
まずは２つに分け
それを３つに分け、４つに分け
１０個に分ける。
このように徐々に
業務を細分化して
タスクを先取りする習慣を
身につけましょう。
※この記事もタスクを分割して
隙間時間に少しずつ
書いてるんですよ(^^)
まとめ
いかがでしたか？
今回は業務効率を飛躍的に
向上させるテクニックとして
細分化と先取りについて
お話をしてきました。
簡単にまとめると、、
✔業務は出来る限り
細かいタスクに分ける
✔細分化したタスクを
時系列に並べる
✔隙間時間を活用して
タスクを先取りしていく
というものでしたね。
業務を１つの大きな
固まりとしてとらえているうちは
業務が短期間に集中してしまい
結果として業務効率が
悪くなってしまいます。
そうならないためにも
業務を10、20、、50個と
細分化する習慣をつけて
自身の業務をどんどん
先取りできるような
業務スタイルを
身につけましょう。
今回はここまで。
次回は一流の会社員が
必ずやっている〇〇について
お話したいと思います。
それではまた次回お会いしましょう。
りゅう
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